Кой одобрява ремонта на фирмената кола: шофьор, мениджър или счетоводство

Шофьорът на фирмена кола идва в сервиза, оставя ключа и казва: „Направете каквото трябва.“ Седмица по-късно фирмата отказва да плати част от фактурата, защото никой не е одобрил допълнителния ремонт. Това е една от най-честите причини за конфликти с корпоративните клиенти. Решението е просто на теория: ясно правило кой одобрява какво, договорено преди първия ремонт.

Трите роли при фирмения автомобил

При корпоративния клиент обикновено има три различни участници. Шофьорът ползва колата и описва проблема, но рядко има право да харчи фирмени пари. Отговорникът за автопарка или управителят решава какво се прави. Счетоводството получава фактурата и плаща, и има свои изисквания към документите. Ако сервизът общува само с шофьора, пропуска двама от трима.

Затова при първия контакт с фирма изяснете кой е кой. Запишете контактите на отговорника, който одобрява, и на човека, който получава фактурите. Общите принципи на работа с такива клиенти са описани в корпоративни клиенти и фирмени автопаркове.

Договорете правилата предварително

• Кой може да записва час и да оставя автомобил
• До каква сума сервизът може да ремонтира без допълнително одобрение
• Кой одобрява ремонт над този лимит и как: писмено, по имейл или в съобщение
• Кои услуги са винаги одобрени, например планово обслужване по график
• Какви данни трябва да има във фактурата: номер на колата, пробег, номер на поръчка
• Срок за плащане и начин на фактуриране: за всеки ремонт или периодично

Тези правила могат да са в договор или в обикновено писмо, потвърдено от двете страни. Важното е да са писмени и да са известни на всички в екипа, а не само на собственика.

Писменото одобрение е защита

Когато механикът открие допълнителна неизправност, не стига шофьорът да каже „давайте“. Обадете се или пишете на отговорника, опишете какво е открито, цената и срока, и изчакайте отговор. Запишете одобрението в поръчката. Ако одобрението е по телефона, изпратете кратко потвърждение по имейл или в съобщение. Подходът е същият като при частните клиенти, описан в офертата и одобрението преди ремонт, но при фирмите е още по-важен.

Шофьорът и неговите желания

Понякога шофьорът иска неща, които фирмата не е поръчала: допълнителна козметика, смяна на чистачки, проверка на нещо, което го притеснява. Решете предварително как ще постъпвате. Някои сервизи фактурират такива дребни неща лично на шофьора, други питат отговорника. Важното е да не се окаже, че фирмата получава фактура за неща, които не е искала.

Фактурите и данните в тях

Счетоводството на голям клиент често обработва десетки фактури месечно. Ако във вашата липсва номер на автомобила или номер на поръчка, тя може да остане неплатена с месеци, просто защото никой не знае за коя кола е. Попитайте какво им трябва и го включвайте всеки път. Ако вече имате забавени плащания, вижте неплатени фактури от фирми.

Справки за автопарка

Отговорникът за автопарка обикновено иска да знае какво е правено по всяка кола, кога и за колко. Ако можете да му дадете такава справка бързо, ставате партньор, а не просто изпълнител. Това е една от причините фирмите да остават години наред при един сервиз.

Когато нещо се обърка

Ако все пак извършите ремонт без одобрение, не спорете от позиция на силата. Обяснете какво е направено и защо, покажете снимки или старите части и предложете решение. Понякога е по-изгодно да отстъпите веднъж и да запазите клиента, отколкото да спечелите спора и да го загубите. След това променете процедурата, за да не се повтаря.

Не забравяйте и смяната на хората. Отговорникът за автопарка може да напусне, а новият да не знае какво е договорено. Затова пазете договорените правила писмено и при смяна на контакта изпратете кратко писмо с основните условия. Така избягвате ситуацията, в която новият човек отказва да плати нещо, което предшественикът му е одобрил устно преди месеци.

В AutoServis.pro можете да направите справка за всяка кола от автопарка — какво е правено, кога и за колко, а поръчката пази какво е одобрено и какво е извършено.